1. Inleiding

In deze privacyverklaring leggen we uit waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, welke gegevens we verzamelen, wat we met deze gegevens doen en onder welke voorwaarden we uw gegevens mogelijk met derden delen.

Deze verklaring geldt voor LGH Ltd. Om aan onze contractuele verplichtingen jegens u te kunnen voldoen, moeten we mogelijk uw gegevens delen met andere bedrijven binnen onze groep/partners.

LGH Ltd is de verwerkingsverantwoordelijke in de relatie tussen LGH Ltd en de medewerker, klant en leverancier.

Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt en is vrij toegankelijk voor alle belanghebbenden van LGH Ltd op een gedeeld schijfstation en op de bedrijfswebsite.

2. Definitie van termen inzake gegevensbescherming

Met gegevens wordt informatie bedoeld die ofwel elektronisch, op een computer, of in op papier gebaseerde archiefsystemen wordt opgeslagen.

Betrokkenen – in deze verklaring worden met betrokkenen alle levende personen bedoeld waarvan LGH Ltd persoonsgegevens bewaart. Een betrokkene hoeft geen onderdaan of ingezetene te zijn van het Verenigd Koninkrijk. Alle betrokkenen hebben verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een levende persoon die kan worden geïdentificeerd op basis van die gegevens (of op basis van die gegevens en andere gegevens die in het bezit zijn van het bedrijf). Persoonsgegevens kunnen feitelijk zijn (zoals naam, adres of geboortedatum) of kunnen een oordeel inhouden (zoals een functioneringsgesprek). Zelfs e-mailadressen kunnen als persoonsgegevens worden beschouwd. Gegevens worden als persoonsgegevens beschouwd wanneer de gegevens gericht zijn op de betrokkene en op een of andere manier gevolgen hebben voor de privacy van de betrokkene. Wanneer iemands naam in een document wordt genoemd, bevat het document geen persoonsgegevens. Zodra echter iemands contactgegevens of salaris worden genoemd, bevat het document wel persoonsgegevens en valt het onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) 2018.

Verwerkingsverantwoordelijken – personen of organisaties die de doelen van de gegevensverwerking en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, vaststelt. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat procedures en het beleid in overeenstemming zijn met de AVG.

Verwerkers – personen die namens een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Medewerkers van een verwerkingsverantwoordelijke vallen niet onder deze definitie, maar bijvoorbeeld wel leveranciers die de persoonsgegevens namens het bedrijf verwerken.

Verwerken omvat alle activiteiten waarbij de gegevens worden gebruikt. Verwerken omvat het verkrijgen, registreren of bewaren van gegevens, maar ook het uitvoeren van een bewerking of een reeks bewerkingen met betrekking tot de gegevens waaronder het organiseren, wijzigen, opvragen, gebruiken, delen, wissen of vernietigen van gegevens. Het overdragen van persoonsgegevens aan derden wordt ook als verwerking beschouwd.

Gevoelige persoonsgegevens zijn onder meer gegevens over iemands raciale of etnische achtergrond, politieke opvattingen, religieuze of vergelijkbare overtuiging, lidmaatschap van een vakbeweging, fysieke of mentale gezondheid, seksuele voorkeur of strafrechtelijke procedures en/of veroordelingen van een (vermeend) vergrijp. Gevoelige persoonsgegevens mogen uitsluitend onder strikte voorwaarden worden verwerkt en vereisen de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

3. Hoe we uw gegevens gebruiken

Medewerkers

Tijdens en gedurende een periode na uw dienstverband verwerken we de volgende gegevens:

Naam, adres en telefoonnummer – we gebruiken deze gegevens om tijdens uw dienstverband contact met u te kunnen opnemen, zodat we aan onze verplichtingen in de arbeidsovereenkomst kunnen voldoen.

Familieleden – deze gegevens worden verzameld om te voldoen aan de richtlijnen in het arbeidsrecht, zodat we contact kunnen opnemen met uw familie in het onwaarschijnlijke geval dat u betrokken raakt bij een ongeval op het werk of wanneer we u niet kunnen bereiken als u langdurig ongeoorloofd afwezig bent. Deze gegevens worden aan het begin van uw dienstverband overgenomen van uw sollicitatieformulier. Deze gegevens kunnen uitsluitend worden ingezien door uw lijnmanager, tenzij anders vermeld.

Functioneringsgesprekken en de bijbehorende ontwikkelingsplannen – deze gegevens kunnen worden ingezien door uw lijnmanager en officemanager en worden verwerkt in het wettelijke belang van LGH Ltd, zodat kan worden vastgesteld of u geschikt bent voor de functie en of u over alle benodigde ondersteuning beschikt om uw werkzaamheden uit te voeren.

Contractuele gegevens inclusief salaris – deze gegevens worden verwerkt zodat we aan onze contractuele verplichtingen jegens u kunnen voldoen, waaronder uw recht op vakantie en het uitbetalen van het salaris. Salarisgegevens worden gedeeld met de salarisadministratie en uw lijnmanager. Uw arbeidsovereenkomst kan op verzoek met uw lijnmanager worden gedeeld.

Indien er sprake is van een wijziging van uw gegevens, kunt u contact opnemen met de officemanager om uw gegevens aan te passen. Deze gegevens worden mogelijk ook gedeeld met onze verzekeringsmaatschappijen.

Tenzij hierboven anders vermeld worden uw gegevens tot zeven jaar na het einde van uw dienstverband bewaard, in overeenstemming met het arbeidsrecht.

Klanten

Tijdens het uitvoeren van de overeenkomst die we met u hebben gesloten, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om aan onze contractuele verplichtingen jegens u, de klant, te voldoen, zoals hieronder gedefinieerd.

We ontvangen de gegevens direct van u of van uw werkgever indien we de overeenkomst met uw werkgever hebben gesloten:

Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer – we gebruiken deze gegevens om contact met u op te nemen om productspecificaties te bespreken. We gebruiken deze gegevens ook voor het versturen van de factuur.

Telefoonnummers en e-mailadressen – we gebruiken deze gegevens alleen voor eigen zakelijke doeleinden. We delen e-mailadressen en telefoonnummers nooit met derden zonder uw voorafgaande toestemming. Dit is in het wettelijke belang van LGH Ltd om ervoor te zorgen dat alle klanten voldoen aan de contractuele verplichtingen.

We bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst en in overeenstemming met ons dataretentiebeleid en de wet- en regelgeving.

Leveranciers

De persoonsgegevens van onze leveranciers worden op de volgende manier verzameld.

Aanmeldformulier voor leveranciers – we gebruiken deze gegevens om de kwalificaties van uw bedrijf als potentiële leverancier te beoordelen. Wanneer u zich wilt registreren als leverancier, moet u tijdens de registratieprocedure gegevens over uw bedrijf en capaciteiten alsook bepaalde persoonsgegevens invullen, zoals de contactgegevens van de belangrijkste medewerkers. We gebruiken de door u verstrekte gegevens om te beoordelen of uw bedrijf voldoet aan de eisen die wij aan onze leveranciers stellen. We gebruiken deze gegevens daarnaast om contact met u op te nemen tijdens het evaluatieproces voor leveranciers.

Bankgegevens – we gebruiken deze gegevens om ervoor te zorgen dat betalingen tijdig plaatsvinden in overeenkomst met de voorwaarden in het contract.

We bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst en in overeenstemming met ons dataretentiebeleid en de wet- en regelgeving.

4. Ontvangers van gegevens

Om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen jegens de klant, maken we mogelijk gebruik van platforms van derden. We hebben met al onze leveranciers duidelijke afspraken op het gebied van privacy en hanteren een streng selectiebeleid om ervoor te zorgen dat uw gegevens te allen tijde worden beschermd.

We dragen uw gegevens nooit zonder uw voorafgaande toestemming over aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

5. Onze website

Deze website is het eigendom van LGH Ltd. We nemen de privacy van de bezoekers van onze website zeer serieus. Daarom beschrijven we in deze privacyverklaring ons standpunt ten opzichte van diverse privacykwesties en lichten we het gebruik van cookies op onze website toe.

Een cookie is een klein bestand dat toestemming vraagt om op de harde schijf van uw computer te worden opgeslagen. Wanneer u hiermee akkoord gaat, wordt het bestand op de harde schijf geplaatst. De cookie helpt vervolgens het verkeer te analyseren of geeft aan wanneer u een bepaalde website bezoekt. Dankzij cookies kunnen webtoepassingen op u persoonlijk reageren. Een webtoepassing kan zijn werking precies afstemmen op uw behoeften en op wat u wel en niet leuk vindt door informatie over uw voorkeuren te verzamelen en te onthouden.

We gebruiken traffic log cookies om te bepalen welke pagina’s worden gebruikt. Op deze manier kunnen we de gegevens over webverkeer analyseren en onze website verbeteren op basis van de behoeften van onze klanten. We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor analytische doeleinden. De gegevens worden daarna weer verwijderd van ons systeem.

Over het algemeen helpen cookies ons uw ervaring met onze website te verbeteren, omdat we dankzij de cookies kunnen bijhouden welke pagina’s u nuttig vindt en welke niet. Een cookie geeft ons in geen geval toegang tot uw computer of tot gegevens over u, anders dan de gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt.

U kunt ervoor kiezen om cookies te accepteren of te weigeren. De meeste webbrowsers zijn zo ingesteld dat cookies automatisch worden geaccepteerd, maar over het algemeen kunt u indien gewenst de instellingen van uw browser wijzigen zodat cookies worden geweigerd. U kunt dan mogelijk niet optimaal gebruikmaken van de website.

Onze website kan links naar andere websites bevatten. Wanneer u een van deze links gebruikt om onze website te verlaten, moet u er rekening mee houden dat we geen controle hebben over die andere website. We zijn dan ook niet verantwoordelijk voor uw privacy en de bescherming van de gegevens die u tijdens het bezoek aan andere websites verstrekt en andere websites vallen niet onder deze privacyverklaring. Wees voorzichtig en lees de privacyverklaring die op de betreffende website van toepassing is.

6. Commitment van LGH Ltd in lijn met de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) 2018

LGH Ltd verplicht zich tot het volgende:

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doeleinde waarvoor u ze verstrekt: voldoen aan de contractuele verplichtingen en eventuele andere verzoeken die door u worden ingediend
Uw gegevens worden nooit verhandeld of verkocht
Uw gegevens worden alleen overgedragen aan wetshandhavingsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is
Uw gegevens worden nooit verstrekt aan

7. Uw rechten onder de AVG

U hebt de volgende rechten, die we te allen tijde zullen respecteren:

Het recht op informatie – in deze privacyverklaring leggen we uit hoe en waarom we uw gegevens verwerken
Het recht op inzage – u hebt het recht om op elk gewenst moment de persoonsgegevens in te zien die LGH Ltd van u heeft verzameld
Het recht op rectificatie – wanneer u denkt dat (een deel van) de gegevens die we van u hebben onjuist zijn, kunt u ons opdragen om deze gegevens te corrigeren
Het recht op verwijdering – u hebt het recht om op elk gewenst moment een verzoek in te dienen tot verwijdering van uw gegevens uit onze systemen. We zullen aan uw verzoek voldoen zolang dit niet in strijd is met onze wettelijke of contractuele verplichtingen
Het recht op beperking – u hebt het recht om de verwerking van uw gegevens en de manier waarop dit plaatsvindt op elk gewenst moment te beperken, zolang dit niet in strijd is met onze wettelijke of contractuele verplichtingen
Het recht op overdraagbaarheid – wanneer u besluit onze organisatie te verlaten, zijn we verplicht om een kopie van uw gegevens in een leesbaar formaat aan het bedrijf van uw keuze te verstrekken
Het recht om bezwaar te maken – u hebt het recht om op elk gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Raadpleeg voor meer informatie sectie 8
Het recht niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming – we maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingsplatformen

8. Contact

Stuur eventuele vragen over deze verklaring naar enquiries@lgh.co.uk of ons hoofdkantoor: 120 Bolton Road Atherton, Manchester, M46 9JZ, Verenigd Koninkrijk, of neem contact op met onze Compliance Manager via +44 (0)3704 247 247.

Gebruik bovenstaande contactgegevens ook wanneer u een klacht wilt indienen of een verzoek tot inzage van uw gegevens wilt indienen. Ons klachtenbeleid en onze richtlijnen m.b.t. de inzage van persoonsgegevens zijn op aanvraag beschikbaar.

9. Klachten

Mocht u niet tevreden zijn met de manier waarop we uw klacht met betrekking tot persoonsgegevens hebben afgehandeld, kunt u contact opnemen met de Information Commissioners Office via https://ico.org.uk/make-a-complaint/